Wie vereinbare ich einen Termin für einen Serviceauftrag?

Wie vereinbare ich einen Termin für einen Serviceauftrag?

Schritt für Schritt

1. Serviceauftrag öffnen: Öffne in der Navigation Serviceaufträge und klicke den Auftrag an. Er steht auf „Ohne Termin“.
2. Terminvorschläge anlegen (optional): Willst du dem Kunden mehrere Termine anbieten, trage sie im Reiter Terminvorschläge mit Beginn und Ende ein und klicke jeweils „Terminvorschlag hinzufügen“. Wie viele Vorschläge möglich sind, legt deine Firma unter Einstellungen › Service & Prüftermine › Serviceaufträge fest; ohne eigene Einstellung sind es drei.
3. Termin anlegen: Klicke oben rechts auf „Termin vereinbaren“. Gibt es offene Vorschläge, heißt der Knopf „Vorschlag 1 als Termin anlegen“; die Zeit kommt dann aus dem Vorschlag.
4. Techniker wählen: Wähle im Dialog den Techniker. Lass „Kunden per E-Mail einladen“ angehakt, damit der Kunde eine Einladung mit Bestätigungslink bekommt, und ergänze bei Bedarf einen Hinweis, etwa zum Zugang.
5. Speichern: Klicke „Termin anlegen“. Der Termin steht im Kalender des Technikers, der Auftrag wechselt auf „Terminiert“, und die Einladung geht raus. Die übrigen offenen Vorschläge stehen darin als Alternativen.

Überblick

Der Termin eines Serviceauftrags ist ein normaler Kalendertermin im Postfach. Der Techniker steht darin als zugesagter Teilnehmer, der Kunde als eingeladener Gast. Im Kopf des Serviceauftrags siehst du unter Termin die vereinbarte Zeit und die Antwort des Kunden: „Kunde hat bestätigt“, „Kunde wünscht einen anderen Termin“ oder „Kunde hat abgelehnt“.

Ändert sich etwas, nutzt du die Knöpfe am Auftrag:

• Verschieben ändert die Zeit; Techniker und Kunde bekommen die neue Zeit. Der Kunde bestätigt sie über einen neuen Link, auch wenn er die alte Zeit schon zugesagt hatte.
• Termin absagen sagt den Termin ab, der Kunde bekommt eine Absage. Der Auftrag steht wieder auf „Ohne Termin“ und kann neu terminiert werden.
• Termin hat nicht stattgefunden hält fest, dass der Kunde nicht angetroffen wurde oder den Termin abgelehnt hat (siehe unten).

Wird ein terminierter Auftrag storniert, sagt PARITY.med den Termin ebenfalls ab. Umgekehrt gilt das auch: Sagst du den Termin direkt im Terminkalender ab oder löschst ihn, steht der Auftrag wieder auf „Ohne Termin“.

Voraussetzungen

• Das Recht „Serviceaufträge terminieren“.
• Der Techniker ist mit einem Benutzer verknüpft. Nur dann kann er einen Termin in seinem Kalender bekommen. Die Zuordnung pflegst du unter Servicetechniker: Techniker bearbeiten, im Feld Benutzer die Person wählen, speichern. Im Termin-Dialog sind Techniker ohne Benutzer mit „(ohne Benutzer)“ gekennzeichnet.
• Für die Einladung braucht der Kunde eine E-Mail-Adresse in der Kundenakte. Fehlt sie, lehnt PARITY.med das Terminieren mit Einladung ab; terminiere dann ohne Einladung oder trag die Adresse nach.

Was passiert, wenn der Kunde den Termin nicht wahrnimmt?

Klicke am Auftrag auf „Termin hat nicht stattgefunden“, wähle „Nicht wahrgenommen“ oder „Vom Kunden abgelehnt“ und schreib bei Bedarf eine Notiz dazu. PARITY.med sagt den Termin ab und trägt in der Akte jedes Geräts ein, dass der Vorschlag nicht wahrgenommen wurde, zum Beispiel „Terminvorschlag 2 von 3 am 14.10.2026 nicht wahrgenommen“. Der Auftrag steht danach wieder auf „Ohne Termin“, und du legst den nächsten Vorschlag als Termin an.

War es der letzte offene Vorschlag, storniert PARITY.med den Auftrag mit dem Grund „Terminvorschläge nicht wahrgenommen“. In der Geräteakte steht dann ein Eintrag mit allen angebotenen Tagen. Die Prüffristen der Geräte bleiben dabei bestehen.

Wo finde ich Termine, deren Ausgang noch fehlt?

Wähle in der Liste Serviceaufträge im Filter „Termin vorbei, nicht erledigt“. Dort stehen alle terminierten Aufträge, deren Termin vorbei ist, ohne dass die Arbeit begonnen hat. PARITY.med setzt den Ausgang nie selbst. Du entscheidest je Auftrag, ob der Termin nicht wahrgenommen wurde oder ob nur die Erfassung fehlt.

FAQ

F: Warum lässt sich ein Techniker nicht auswählen?

A: Er ist mit keinem Benutzer verknüpft. Aus b-med übernommene Techniker haben oft noch keinen. Ordne unter Servicetechniker einen Benutzer zu, dann ist er terminierbar.

F: Zählt ein zurückgezogener Vorschlag zur Höchstzahl der Vorschläge?

A: Nein. Zurückgezogene Vorschläge hat der Kunde nie als Angebot bekommen. Sie stehen nur zur Nachverfolgung in der Liste.

F: Was passiert, wenn ich den Termin direkt ohne Vorschlag anlege?

A: Dann wird der Termin selbst zum Vorschlag. So kannst du auch bei einem direkt vereinbarten Termin festhalten, dass er nicht wahrgenommen wurde.

F: Wird der Termin auch in Outlook angezeigt?

A: Im Outlook-Kalender des Organisators, also der Person, die den Termin angelegt hat, wenn dessen Kalender verbunden ist. Verschiebst oder sagst du den Termin am Serviceauftrag ab, zieht der Eintrag dort nach. Techniker und Kunde bekommen die Änderung per E-Mail.

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Letzte Aktualisierung: 04.10.2026