Was mache ich, wenn ein Kunde einen anderen Termin vorschlägt?

Was mache ich, wenn ein Kunde einen anderen Termin vorschlägt?

Schritt für Schritt

  1. Nachricht im Postfach öffnen — schlägt ein eingeladener Kunde über den Link in der Termin-Mail eine andere Zeit vor, landet das als Nachricht in Deinem Postfach. Klicke dort auf „Termin öffnen".
  2. Wunschzeit und Verfügbarkeit lesen — im Termin-Popup steht der gelbe Block „Terminvorschlag vom Kunden" mit Name, Wunschzeit und Notiz. Direkt darunter steht, ob Deine internen Kolleginnen und Kollegen zu dieser Zeit frei sind: entweder „Alle internen Teilnehmer sind zu dieser Zeit frei." oder „Belegt zu dieser Zeit: <Name>". Du musst dafür nichts anklicken.
  3. Wunschzeit übernehmen — passt die Zeit, klicke „Uhrzeit übernehmen". Der Termin öffnet sich zum Bearbeiten mit der Wunschzeit vorbelegt; gespeichert wird erst dort. Nach dem Speichern bekommt der Kunde eine Mail mit der neuen Zeit und einem Link zum Bestätigen.
  4. Oder eine andere Zeit anbieten — passt die Wunschzeit nicht, öffne den Termin über „Bearbeiten" und ändere Datum und Uhrzeit selbst. Über „Verfügbarkeit prüfen" siehst Du dort die Frei/Belegt-Balken Deiner Kolleginnen und Kollegen für 3 Stunden, den Tag oder die Woche und findest ein freies Fenster. Speichern verschickt die neue Zeit an den Kunden.
  5. Oder beim geplanten Termin bleiben — willst Du nichts verschieben, klicke im gelben Block auf „Vorschlag verwerfen — wir bleiben beim Termin" und bestätige mit „Verwerfen & Mail senden". Der Kunde erhält die Nachricht, dass es beim geplanten Termin bleibt, samt Link zum Bestätigen.

Überblick

Ein Terminwunsch des Kunden ist eine offene Anfrage an Dich als Organisator. Sie bleibt sichtbar, bis Du sie bearbeitest — durch Übernehmen der Zeit, einen eigenen Vorschlag oder das Verwerfen. Danach steht der Kunde wieder auf „wartet auf Antwort", denn seine Zusage zum neuen Zeitpunkt fehlt noch.

Die Verfügbarkeitsprüfung betrachtet nur interne Teilnehmer mit PARITY.med-Konto. Externe Gäste haben keinen Kalender im System — ob der Kunde selbst kann, sagt Dir sein Vorschlag.

Voraussetzungen

Du musst Organisator des Termins sein. Nur dann siehst Du die Verfügbarkeitsprüfung und die Aktionen im gelben Block; andere Teilnehmer sehen den Wunsch, können ihn aber nicht beantworten.

Damit der Kunde überhaupt vorschlagen kann, braucht er die Termin-Mail mit Bestätigungs-Link — also eine Einladung als externer Teilnehmer mit E-Mail-Adresse.

Warum ist „Uhrzeit übernehmen" kein direktes Umbuchen?

Der Klick öffnet den Termin nur mit der Wunschzeit vorbelegt. So kannst Du vor dem Speichern noch Ort, Teilnehmer oder Dauer anpassen — und Du siehst im Editor die Verfügbarkeit über den ganzen Tag, nicht nur für das Wunschfenster. Erst Dein Speichern verschickt die Änderung nach außen.

FAQ

F: Warum steht „Belegt zu dieser Zeit", obwohl der Kalender frei aussieht?

A: Geprüft wird das Fenster Wunschzeit + bisherige Termindauer gegen die Kalender aller internen Teilnehmer, nicht nur gegen Deinen eigenen. Ein Konflikt bei einer Kollegin genügt für die Meldung. Die Namen der Belegten stehen im Text.

F: Kann ich trotz Konflikt übernehmen?

A: Ja. Die Anzeige ist eine Information, keine Sperre — Du kannst die Wunschzeit auch übernehmen, wenn jemand verplant ist. Die betroffene Person sieht die Kollision anschließend in ihrem Kalender.

F: Bekommt der Kunde eine Mail, wenn ich den Vorschlag verwerfe?

A: Ja. Er erhält die Nachricht „Termin bleibt bestehen" mit den Termindaten und einem frischen Link, über den er zusagen oder erneut eine andere Zeit vorschlagen kann. Ohne diese Mail würde er auf eine Antwort warten.

F: Was passiert, wenn zwei Kunden unterschiedliche Zeiten wünschen?

A: Dann zeigt der Block „Terminvorschläge vom Kunden" beide Wünsche, jeden mit eigener Verfügbarkeitsprüfung. Du entscheidest pro Termin, welche Zeit Du übernimmst; „Vorschlag verwerfen" schließt die offenen Wünsche gemeinsam.

F: Wo sehe ich, dass bei einem Kunden eine Umbuchung offen ist?

A: In der Kundenakte im Reiter Termine trägt der Termin die Kennzeichnung „Umbuchung gewünscht", solange die Anfrage offen ist. Nach dem Bearbeiten verschwindet sie.

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Letzte Aktualisierung: 06.08.2026

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