Wie beantworte ich eine Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO?

Wie beantworte ich eine Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO?

Schritt für Schritt

1. Öffne unter Handel → Kunden die Kundenakte der Person, die Auskunft verlangt.
2. Klicke oben rechts auf ⋯ Weitere Aktionen und wähle Datenauskunft erstellen.
3. Fragt jemand für eine Firma an (etwa eine Ansprechpartnerin), öffne die Kundenakte der Firma, wechsle zum Reiter Basisdaten und klicke im Abschnitt Kontaktpersonen an der Person auf das Archiv-Symbol Datenauskunft erstellen.
4. PARITY.med lädt sofort eine ZIP-Datei herunter.
5. Öffne in der ZIP die Datei uebersicht.txt und lies die Hinweise, bevor du die Auskunft herausgibst.
6. Gib die ZIP an die Person weiter, etwa verschlüsselt per E-Mail oder auf einem Datenträger.

Überblick

Nach Art. 15 DSGVO hat jede Person das Recht zu erfahren, welche Daten du über sie gespeichert hast. PARITY.med sammelt diese Daten aus allen Bereichen und packt sie in eine ZIP-Datei: je Bereich einen Ordner, je Tabelle eine JSON-Datei. Dazu kommen eine Übersicht mit der Anzahl der Einträge je Datei und ein maschinenlesbares Inhaltsverzeichnis (_manifest.json).

PARITY.med speichert die Auskunft nicht. Jeder Klick erzeugt sie neu mit dem aktuellen Stand und vermerkt im Änderungsprotokoll, wer sie für wen erstellt hat. Der Inhalt selbst steht nicht im Protokoll.

Voraussetzungen

• Du brauchst das Recht Datenauskunft erstellen (DSGVO Art. 15). Administratoren haben es automatisch.
• Die Person ist als Kunde oder als Kontaktperson einer Firma angelegt und gespeichert.

Was steht in der Auskunft?

Die ZIP enthält diese Bereiche, soweit dort Daten zur Person vorhanden sind:

• Stammdaten: die Person, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Einwilligungen, Hinweise, Sonderpreise.
• Belege: Angebote, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Verträge, Mahnungen, Retouren, jeweils mit Positionen.
• Rezepte an den Aufträgen der Person.
• Aktivitäten und Vorgänge aus dem CRM.
• Termine, auch solche, zu denen die Person über ihre E-Mail-Adresse eingeladen war.
• Anliegen mit Nachrichten.
• Kampagnen und E-Mails, die an ihre eigenen Adressen gingen, auch unzustellbare.
• Geräte und Prüfungen sowie Serviceaufträge mit Geräten, Positionen, Fremdreparaturen und Terminvorschlägen.
• Kundenportal: Konten, Bestelllisten, Freigaben.
• Rückrufe, von denen die Person betroffen war.
• Gespeicherte Dokumente: eine Liste der erzeugten PDFs und Anhänge.

Enthalten sind auch Einträge, die in PARITY.med gelöscht, aber noch gespeichert sind, etwa bis zum Ablauf einer Aufbewahrungsfrist.

Warum kann ich keine Auskunft für eine Firma erstellen?

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO gilt nur für natürliche Personen. Fragt jemand im Namen einer Firma an, erstellst du die Auskunft für diese Person als Kontaktperson der Firma. Sie enthält dann alles, was zu ihr selbst gespeichert ist, und von Belegen der Firma nur, auf welchen sie als Ansprechpartnerin steht, ohne Positionen und Preise.

Warum fehlen die Kontaktpersonen eines Privatkunden?

Kontaktpersonen eines Privatkunden, etwa Angehörige oder Betreuer, sind andere Menschen. Ihre Daten gehören nicht in die Auskunft einer anderen Person (Art. 15 Abs. 4 DSGVO). Sie erscheinen nur dort, wo sie in den eigenen Belegen des Kunden stehen.

Was muss ich vor der Herausgabe prüfen?

Die Datei uebersicht.txt nennt Hinweise, die du vor der Herausgabe lesen solltest. Der wichtigste betrifft Rezepte: Sie stehen in der Auskunft, weil sie an Aufträgen der Person hängen. Der Patient auf einem Rezept kann aber eine andere Person sein, etwa ein Kind oder eine betreute Person. Prüfe in diesem Fall, ob die Person die Rezeptdaten erhalten darf.

Was ist bewusst nicht enthalten?

• Das Änderungsprotokoll (wer wann was geändert hat). Die aktuellen Daten sind enthalten.
• Freitext im Protokoll des KI-Assistenten und im internen Mitarbeiter-Chat, weil es dort keine Zuordnung zu Kunden gibt.
• Zahlungs- und Kontoauszugszeilen, weil dort Name und IBAN nur als Freitext stehen.
• Technische Zugangsschlüssel wie Portal- oder Freigabelinks, von denen nur ein Hash gespeichert ist.
• Die Dateien selbst (PDFs, Anhänge). Der Bereich „Gespeicherte Dokumente" listet, was gespeichert ist.

Eignet sich die Auskunft auch für die Datenübertragbarkeit nach Art. 20?

Ja. Die JSON-Dateien sind maschinenlesbar und lassen sich in andere Systeme übernehmen.

Was passiert bei einer anonymisierten Person?

Eine anonymisierte Person enthält keine personenbezogenen Daten mehr. PARITY.med erstellt dann keine Auskunft und sagt dir das.

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Letzte Aktualisierung: 2026-10-12