Wie anonymisiere ich einen Kunden DSGVO-konform?

Wie anonymisiere ich einen Kunden DSGVO-konform?

Schritt für Schritt

1. Kundenstamm öffnen — im Suite-Portal unter Handel → Kunden. Du siehst die Liste aller Kunden Deines Mandanten.
2. Zeilenmenü öffnen und „Anonymisieren" wählen — klicke am rechten Rand der Kundenzeile auf das „…"-Menü und wähle „Anonymisieren". Es öffnet sich der Dialog „Geschäftspartner anonymisieren?", der zur Kontrolle Name, Kundennummer und E-Mail des Kunden anzeigt. Die Aktion steht nur bei einer aktiven Kundenzeile zur Verfügung — im Papierkorb-Modus gibt es stattdessen „Wiederherstellen" und „Endgültig löschen".
3. Bestätigen — der Dialog weist ausdrücklich darauf hin, dass die personenbezogenen Daten irreversibel entfernt werden und der Vorgang nicht rückgängig zu machen ist. Prüfe vorher die angezeigte Kundennummer, damit Du den richtigen Datensatz erwischst. Mit Klick auf „Anonymisieren" wird die Maskierung ausgeführt; eine kurze Erfolgsmeldung bestätigt den Vorgang. Der Kunde erscheint danach in der Liste mit dem Namen „Anonymisiert".

Die Aktion lässt sich nicht rückgängig machen — es gibt keinen Weg, die ursprünglichen Daten wiederherzustellen.

Überblick

Das Anonymisieren ist eine Erasure nach DSGVO Art. 17: Es maskiert den Personenbezug eines Kunden, ohne den Datensatz zu entfernen. Damit löst es einen Zielkonflikt — eine betroffene Person verlangt Löschung, gleichzeitig dürfen die Rechnungen dieses Kunden aus handels- und steuerrechtlichen Gründen nicht gelöscht werden.

Anders als beim endgültigen Löschen bleibt die Datensatz-Zeile (samt Kundennummer und allen Beleg-Verknüpfungen) bestehen. Entfernt werden nur die personenbezogenen Felder. Die Zeile ist danach in Listen als „Anonymisiert" erkennbar.

Die Aktion ist endgültig und nicht umkehrbar. Es gibt keinen Weg, die ursprünglichen Daten wiederherzustellen — anders als beim Papierkorb, aus dem ein Kunde zurückgeholt werden kann. Führe sie nur aus, wenn ein konkretes Lösch-/Auskunftsverlangen oder ein interner Anlass vorliegt.

Voraussetzungen

• Aktives Handel-Modul und Zugriff auf den Kundenstamm (Handel → Kunden).
• Die Aktion „Anonymisieren" steht im Aktionsmenü einer aktiven Kundenzeile (nicht im Papierkorb-Modus).

Was wird entfernt — und was bleibt?

Entfernt werden alle personenbeziehbaren Felder des Kunden:

• Namen: Firmenname, Zusatz, Vor-/Mittel-/Nachname, Anrede und Titel.
• Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Mobilnummern, Fax, Webseite.
• Steuer- und Wirtschaftsidentifikatoren: USt-IdNr., EORI-Nummer, XRechnung-Leitweg-ID.
• Weitere personenbezogene Daten: LANR, Beschreibungstext, alle hinterlegten E-Mail-Verteiler-Adressen sowie die Verknüpfung zu Adressen.

Erhalten bleiben dagegen die nicht personenbeziehbaren, fachlich nötigen Daten:

• Der Kundendatensatz selbst inklusive Kundennummer.
• Alle verknüpften Belege (Angebote, Aufträge, Rechnungen) — sie bleiben gültig und behalten ihren Anzeigenamen über einen beim Beleg gespeicherten Namens-Snapshot.
• Die Umsatzauswertung des Kunden bleibt vollständig, da Belege und Beträge unverändert bleiben.

Werden Kontaktpersonen und Tochtergesellschaften mit-anonymisiert?

Kontaktpersonen ja, Tochtergesellschaften nein. Zu einem Kunden hinterlegte Ansprechpartner (eigenständige Personen unter dem Kunden) werden bei der Anonymisierung mit maskiert — denn auch ihre Namen und Kontaktdaten sind Personenbezug.

Verbundene Unternehmen wie Tochtergesellschaften bleiben dagegen unberührt. Sie sind eigene Rechtssubjekte und damit eigene Betroffene; eine Anonymisierung der Muttergesellschaft darf sie nicht erfassen. Möchtest Du eine Tochtergesellschaft ebenfalls anonymisieren, musst Du das gezielt bei diesem Datensatz tun.

Papierkorb, endgültig löschen oder anonymisieren — was ist der Unterschied?

PARITY.med kennt drei getrennte Wege, einen Kunden „loszuwerden":

• In den Papierkorb legen (reversibles Ausblenden): blendet den Kunden aus der aktiven Liste aus. Umkehrbar — über „Wiederherstellen" holst Du ihn vollständig zurück. Es gehen keine Daten verloren.
• Endgültig löschen (aus dem Papierkorb): entfernt die Datensatz-Zeile hart. Das ist nur möglich, wenn keine Belege auf den Kunden verweisen — sonst lehnt das System die Löschung ab, weil sonst Rechnungen ihren Bezug verlören.
• Anonymisieren: maskiert den Personenbezug, behält aber die Zeile und alle Beleg-Bezüge. Das ist der DSGVO-konforme Weg genau dann, wenn ein endgültiges Löschen wegen vorhandener Belege und der Aufbewahrungspflicht nicht erlaubt ist.

Faustregel: Hat der Kunde noch Rechnungen oder andere Belege, scheitert das endgültige Löschen — dann ist Anonymisieren die richtige Wahl, um einem Löschverlangen trotzdem nachzukommen.

FAQ

F: Warum kann ich einen Kunden mit Rechnungen nicht einfach endgültig löschen?

A: Rechnungen und die mit ihnen verknüpften Stammdaten unterliegen einer handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht (typischerweise mehrere Jahre). Würde der Kundendatensatz hart gelöscht, verlören die aufzubewahrenden Belege ihren Bezug. Deshalb blockiert das System das endgültige Löschen, sobald Belege existieren — und bietet das Anonymisieren als rechtskonforme Alternative an. Die konkrete Aufbewahrungsfrist klärst Du im Zweifel mit Deinem Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten.

F: Kann ich die Anonymisierung rückgängig machen?

A: Nein. Die personenbezogenen Daten werden unwiderruflich entfernt; es gibt keine Wiederherstellung. Prüfe vor der Bestätigung im Dialog die angezeigte Kundennummer, damit Du den richtigen Datensatz erwischst.

F: Bleibt die Umsatzauswertung nach der Anonymisierung korrekt?

A: Ja. Anonymisiert werden nur die personenbezogenen Stammdatenfelder. Die Belege und ihre Beträge bleiben unverändert, sodass die Umsatzzahlen des Kunden vollständig erhalten bleiben. In Belegen erscheint statt des Namens der gespeicherte Snapshot-Name.

F: Was passiert, wenn ich denselben Kunden zweimal anonymisiere?

A: Nichts Zusätzliches. Ein bereits anonymisierter Kunde ist gegen erneutes Anonymisieren unempfindlich — der zweite Aufruf ändert nichts.

F: Ist die Anonymisierung pro Mandant getrennt?

A: Ja. Wie alle Stammdaten ist auch die Anonymisierung streng mandantengetrennt — sie wirkt ausschließlich auf den Kunden Deines Mandanten.

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Letzte Aktualisierung: 2026-06-26