Wie lese ich eine abfotografierte Preisliste ein?

Wie lese ich eine abfotografierte Preisliste ein?

Schritt für Schritt

  1. Funktion freischalten — einmalig unter Einstellungen → KI-Preislisten den Schalter aktivieren. Ohne diese Freigabe nimmt der Import nur CSV, Excel und PDF mit Textebene an.
  2. Import öffnen — im Sortiment des Lieferanten (oder im Import-/Export-Bereich) „Lieferanten-EK-Preise importieren" wählen.
  3. Foto oder Scan hochladen — JPEG, PNG, WebP oder ein gescanntes PDF. Wichtig: die Preisspalte muss lesbar sein, das Blatt möglichst gerade und ohne Schatten.
  4. Vorschau prüfen — die erkannten Zeilen erscheinen mit Artikelzuordnung, altem und neuem Einkaufspreis und einer Konfidenz in Prozent je Zeile. Nichts davon ist gespeichert.
  5. Zeilen prüfen und zuordnen — jede Zeile lässt sich einzeln abhaken. Passt kein Artikel eindeutig, wähle den richtigen im Auswahlfeld der Zeile; damit wird sie übernehmbar. Gibt es zu einer Zeile noch gar keinen Artikel, steht dort „Neu anlegen als …" mit der Nummer, unter der er angelegt wird; auch diese Zeile ist vorgewählt. Zeilen ohne lesbaren Preis bleiben gesperrt.
  6. Weiter zur Vergleichsansicht — sie zeigt, was neu, geändert oder entfallen ist.
  7. Übernehmen — erst dieser Klick schreibt die Preise in den Artikelstamm.

Oder: im KI-Assistenten

  1. Datei anhängen — im Assistenten das Büroklammer-Symbol nutzen. Foto oder gescanntes PDF, bis zu fünf Dateien in einer Nachricht.
  2. Sagen, von wem sie ist — „Hier ist die neue Preisliste von Medi-Nord Handels GmbH". Steht der Lieferant nicht im Satz, fragt der Assistent nach; geraten wird nichts.
  3. Karte prüfen — oben stehen die Zeilen, die eine Entscheidung brauchen, darunter eingeklappt die, die bereit sind. Jede Zeile zeigt die Artikelnummer, die Bestellnummer beim Lieferanten und bisher → neu mit der Veränderung in Prozent. Weicht etwas ab, steht der Grund direkt darunter. Ein Klick auf den Pfeil zeigt die übrigen Angaben. Artikel, die es noch nicht gibt, stehen in einem eigenen Abschnitt „… Zeilen sind neu" — mit der Nummer, unter der sie angelegt werden, und dem Preis. Führt die Liste unter einem Gerät einen Lieferumfang, steht er eingerückt unter dem Gerät: Das Gerät wird als Set angelegt, der Lieferumfang hängt als Bestandteile daran. Oben zählen die Kacheln zusammen die erkannten Zeilen, etwa „8 erkannt = 6 neu anlegen + 2 im Set". Enthält die Liste auch Konditionen — etwa „frei Haus ab 250 €" oder Skonto —, stehen sie darunter im Block Konditionen laut Preisliste, nur die Regeln für Fachhändler. Je Kondition siehst Du den bisherigen Wert beim Lieferanten und den neuen aus der Liste; angehakt ist nur, was beim Lieferanten noch leer ist. Ein Häkchen setzen heißt: diese Kondition wird mit übernommen.
  4. Übernehmen — der Knopf nennt die Zahl der Zeilen, die geschrieben werden. Sind Zeilen dabei, bei denen die Preisart nicht erkannt ist, fragt die Karte vorher einmal nach, ob das wirklich Einkaufspreise sind. Danach steht je Datei im Chat, was angelegt, was geändert und was abgelehnt wurde.
  5. Beim Lieferanten nachsehen — der Assistent legt die Datei danach beim Lieferanten unter Nachweise und Dokumente als Preisliste ab; ein Foto wird dabei als PDF gespeichert. Der Link „Öffnen" in der Karte führt direkt dorthin. Abgelegt wird nur, wenn aus der Datei mindestens ein Preis übernommen wurde.

Bis zum letzten Klick ist nichts gespeichert. Wer lieber die volle Maske möchte — Spaltenzuordnung, Preisbasis, Vergleichsansicht —, öffnet mit „Im Import öffnen" den gewohnten Dialog.

Überblick

Preislisten kommen im Fachhandel oft als Papier an: abfotografiert vom Außendienst oder als Scan ohne Textebene. PARITY.med liest solche Seiten per KI und schlägt die erkannten Zeilen vor. Vorgeschlagen, nicht übernommen — zwischen Foto und Artikelstamm liegen zwei Bestätigungen.

Der KI-Assistent nimmt Preislisten ebenfalls entgegen. Er liest sie und bereitet sie vor; gespeichert wird in beiden Fällen über denselben Import.

Eine Datei mit echter Tabelle (CSV, Excel, PDF mit Textebene) geht weiterhin den exakten Weg ohne KI. Das ist genauer und kostet nichts; der Dialog versucht ihn bei PDFs immer zuerst und bietet die KI erst an, wenn er scheitert.

Voraussetzungen

Was die Konfidenz bedeutet

Die Prozentzahl je Zeile ist die Selbsteinschätzung des Modells, wie sicher es diese Zeile gelesen hat — kein gemessener Wert. Sie ist in drei Bänder eingefärbt: grün ab 85, gelb ab 60, rot darunter. Ein niedriger Wert heißt „bitte hinsehen", nicht „falsch"; eine Zeile wird nie automatisch verworfen, weil eine unsichtbare Schwelle nur eine stille Entscheidung in die andere Richtung wäre.

Neben der Konfidenz steht der bisherige Einkaufspreis neben dem neuen. Das ist in der Praxis die schnellste Prüfung: ein Preis, der um den Faktor 100 oder 1000 springt, fällt sofort auf.

Wie die Zuordnung zu Artikeln funktioniert

Die erkannte Zeile wird in dieser Reihenfolge einem Artikel zugeordnet:

  1. über die Artikelnummer, wenn die Liste sie führt,
  2. sonst über die Lieferanten-Artikelnummer, wenn sie am gewählten Lieferanten hinterlegt ist,
  3. sonst über eine eindeutige Übereinstimmung der Bezeichnung.

Passen mehrere Artikel zur Bezeichnung, bleibt die Zeile als mehrdeutig markiert — automatisch wird dann nichts zugeordnet, denn welcher Artikel gemeint ist, kann nur ein Mensch entscheiden. Die in Frage kommenden Artikel stehen in einem Auswahlfeld direkt an der Zeile, jeweils mit Artikelnummer, Bezeichnung, Warengruppe und dem bisherigen Einkaufspreis dieses Lieferanten. Sobald Du einen auswählst, ist die Zeile zugeordnet und wird übernommen.

Trifft keine der drei Stufen, sucht PARITY.med ähnlich geschriebene Artikel im Bestand. „Kompr.-Strumpf AD Größe 3" findet so „Kompressionsstrumpf AD Gr. 3", und eine Liste, die Umlaute als ae/oe/ue druckt, findet den Artikel mit Umlaut. Diese Zeilen sind als ähnlich geschrieben markiert und tragen dasselbe Auswahlfeld. Auch hier wird nichts von selbst zugeordnet — ein ähnlicher Name ist eine Vermutung, kein Treffer, und zwar auch dann, wenn nur ein einziger Vorschlag erscheint.

Grenzen

FAQ

Wird etwas übernommen, ohne dass ich es bestätige? Nein. Der Scan schreibt nichts. Erst „Übernehmen" in der Vergleichsansicht schreibt, und dort siehst Du vorher genau, welche Preise sich ändern.

Warum fragt der Assistent, von wem die Liste ist? Weil er es nicht rät. Eine falsch zugeordnete Preisliste landet im Einkaufsstamm eines fremden Lieferanten und fällt erst beim Abrechnen auf. Nenne die Nummer oder den Namen aus dem Stamm — oder klicke einen der Vorschläge an. Der Assistent liest die Datei erst, wenn der Lieferant feststeht.

Ich wollte gar keine Preisliste einlesen — wie komme ich da raus? Schreib einfach etwas anderes. Der Assistent lässt die Strecke los, sobald die Nachricht nicht mehr nach einem Lieferanten- oder Kundennamen aussieht. „Abbrechen" an der Karte geht auch; das Gelesene bleibt erhalten, Du kannst es danach noch übernehmen.

Warum kostet derselbe Scan über die Import-Seite nichts? Gezählt wird, was durch den Assistenten läuft. Auf der Import-Seite begrenzen stattdessen die Deckel für Seiten, Größe und Zeilen.

Warum ist der Foto-Upload bei mir ausgegraut? Dann ist die Funktion für den Mandanten nicht freigeschaltet. Ein Administrator aktiviert sie unter Einstellungen → KI-Preislisten.

Mein PDF wird abgelehnt — was nun? Hat das PDF eine Textebene, liest PARITY.med die Tabelle direkt; scheitert das (Layout nicht als Tabelle erkennbar), erscheint der Knopf „Mit KI einlesen" direkt an der Fehlermeldung.

Kann ich damit neue Artikel anlegen? Ja, für Zeilen, zu denen es noch keinen Artikel gibt — im Import wie im KI-Assistenten, auch wenn kein einziger Artikel der Liste schon im Stamm steht. Nach der Vorschau listet PARITY.med diese Artikel auf; jeder mit lesbarer Bezeichnung ist angehakt und wird angelegt, bevor die Preise übernommen werden. Als Artikelnummer dient die Artikelnummer aus der Liste, sonst die Bestellnummer des Lieferanten. Führt die Liste dieselbe Nummer mehrfach, entsteht der Artikel nur einmal. Gibt es die Nummer im Stamm schon bei einem anderen Artikel, lässt PARITY.med die Zeile aus und nennt sie — ist es derselbe Artikel, hinterlege dort die Bestellnummer und lies die Liste erneut ein. Nicht angelegt werden Zeilen ohne lesbare Bezeichnung, nur ähnlich geschriebene oder mehrdeutige (dort wählst Du den Artikel im Auswahlfeld) und gesperrte, etwa ein Endverbraucherpreis ohne Rabattsatz. Steht in der Liste unter dem Titel ein erklärender Satz — etwa „Option CCAA", darunter „Identifiziert den Ort der Obstruktion …" —, heißt der neue Artikel wie der Titel, und der Satz landet in seiner Beschreibung. Dafür braucht es die Rechte „Artikel anlegen" und „Artikel bearbeiten".

Liest der Assistent auch die Konditionen der Preisliste? Ja. Frei-Haus-Grenze, Pauschale darunter, Zahlungsziel, Skonto und das Datum „Gültig ab" zeigt die Karte einzeln an; alles Weitere — Express, Gefahrgut, Rücknahmegebühr, Skonto nur bei SEPA-Lastschrift — steht als Liste darunter. Regeln, die die Preisliste für andere Kundengruppen nennt (Endkunden, Krankenhäuser), werden weggelassen; die Karte sagt, wie viele es waren. Was Du anhakst, übernimmt der Assistent mit dem Knopf in den Lieferanten: Frei Haus ab, Pauschale darunter und Weitere Konditionen stehen danach in der Lieferanten-Maske. „Gültig ab" geht mit in die abgelegte Preisliste, solange dort kein Datum eingetragen ist.

Was, wenn auf dem Foto nur die Konditionen stehen? Das geht. Fotografierst Du nur die Seite mit den Lieferbedingungen — ohne Preistabelle —, zeigt die Karte keine Zeilen, sondern nur den Block Konditionen laut Preisliste und den Knopf Konditionen übernehmen. Die Datei wird danach wie gewohnt beim Lieferanten abgelegt. Steht auf der Seite weder eine Preistabelle noch eine Kondition, die sich übernehmen lässt — etwa nur ein Datum —, meldet der Assistent wie bisher, dass er keine Preisliste erkennt. Über „Lieferanten-EK-Preise importieren" geht eine reine Konditionsseite nicht: dort lassen sich nur Preise übernehmen.

Warum lässt sich die Zahlungsbedingung nicht anhaken? Dafür gibt es drei Gründe. Erstens braucht es das Recht „Zahlungsbedingungen aus Preislisten übernehmen"; ohne es zeigt die Karte den Wert nur an. Zweitens übernimmt der Assistent ein Zahlungsziel nur, wenn es unter Einstellungen genau eine passende Zahlungsbedingung gibt — mit denselben Netto-Tagen und demselben Skonto. Fehlt sie, lege sie dort an; neue Zahlungsbedingungen legt der Assistent nicht selbst an. Drittens bleibt ein Wert stehen, den inzwischen jemand anders geändert hat — die Karte sagt dann „inzwischen geändert".

Wo finde ich später die Preisliste, aus der ein Preis stammt? Beim Lieferanten unter Nachweise und Dokumente, sofern sie über den KI-Assistenten eingelesen wurde. Die geltende Preisliste trägt das Kennzeichen „aktuell"; ältere bleiben stehen und zeigen, durch welche Liste sie abgelöst wurden. Maßgeblich ist das Datum „Gültig ab", das sich am Dokument eintragen lässt — ohne Eintrag zählt der Tag der Ablage. Zu jeder Liste steht dort auch, wer sie eingelesen hat und wie viele Preise daraus übernommen wurden.

Die neue Liste ergänzt die alte nur — warum steht die alte als „abgelöst" da? Jede neue Preisliste gilt zunächst als Gesamtliste und löst die ältere ab. Ergänzt sie die bisherige nur, etwa um einige neue Artikel oder geänderte Preise, stell sie unter Nachweise und Dokumente in der Auswahl neben „Gültig ab" auf „Nachtrag". Dann gelten beide: Die Gesamtliste bleibt „aktuell", der Nachtrag zeigt, welche Liste er ergänzt. Erst eine neuere Gesamtliste löst beide ab. Auf die Preise im Artikelstamm hat das keinen Einfluss — übernommen wurden sie schon beim Einlesen. Ein Klick auf den Titel öffnet die Liste in der Vorschau.

Die Liste schreibt den Artikel anders als wir — findet der Import ihn trotzdem? Wenn die Schreibweisen nah beieinander liegen: ja, als Vorschlag. Abkürzungen („Kompr.-Strumpf"), fehlende Umlaute („Blutdruckmessgeraet") und abweichende Interpunktion fängt die Ähnlichkeitssuche ab. Zugeordnet wird der Artikel erst, wenn Du ihn im Auswahlfeld bestätigst.

Warum steht bei einer Zeile kein Preis? Weil die Preisangabe nicht als Betrag lesbar war — etwa „auf Anfrage" oder eine verwischte Stelle. PARITY.med rät in dem Fall nichts, sondern lässt das Feld leer und schreibt den Grund daneben.

Einkaufs- oder Endverbraucherpreise — woher weiß PARITY.med das? Aus der Liste selbst, wenn sie es sagt — etwa „UVP" oder „Endverbraucherpreise" auf einer Hinweisseite. Sagt sie es nicht, nimmt PARITY.med die Preisart seiner Preislisten, die Du am Lieferanten festlegst: in seinen Stammdaten im Abschnitt Lieferanten-Konditionen, Feld „Preisart seiner Preislisten", mit „Einkaufspreise (netto)" oder „Endverbraucherpreise (Listenpreise)". Steht dort „Endverbraucherpreise", wird der Einkaufspreis über den Rabattsatz der Kennzeichnung gerechnet oder die Zeile gesperrt — ein Listenpreis landet nie als Einkaufspreis im Stamm. Ist nichts festgelegt, bleiben solche Zeilen übernehmbar, sind aber mit „Preisart nicht erkannt" markiert, und vor der Übernahme fragt PARITY.med einmal nach. Die Festlegung belegt auch die Auswahl „Die Preisspalte enthält" vor, wenn Du den Import aus dem Sortiment des Lieferanten öffnest.

Die Liste führt Endverbraucherpreise — wie kommt der Einkaufspreis zustande? Über die Kennzeichnung hinter dem Preis, etwa „B". Hinterlege sie beim Lieferanten unter Finanzen → Kennzeichnungen mit ihrem Rabattsatz. Dann rechnet PARITY.med schon in der Vorschau: Die Zeile zeigt „Listenpreis 1.330,00 € − 35 % = 864,50 € Einkaufspreis", und genau dieser Preis wird übernommen — im Assistenten wie im Import. Fehlt der Satz oder ist die Kennzeichnung nicht hinterlegt, bleibt die Zeile gesperrt und sagt, was fehlt. Ein Set-Bestandteil bekommt auch mit Satz keinen eigenen Einkaufspreis: der Preis gehört zum ganzen Set.

Was passiert mit einem Gerät und seinem Lieferumfang? Steht unter einem Gerät ein Lieferumfang — etwa „Cardiovit AT-102 G2" mit „1 STCK M/Speicher" und „1 FTLG Registrierpapier" —, legt PARITY.med das Gerät als Set an, mit Lagerführung physisch: der Lieferant liefert es als ein Stück. Der Lieferumfang hängt als Bestandteile am Set, mit der Menge aus der Liste; fehlt sie, gilt 1, und die Karte zeigt „Menge 1 angenommen". Fehlende Bestandteile werden angelegt, vorhandene nur verknüpft. Den Einkaufspreis hat nur das Set; die Bestandteile bekommen den Lieferanten als Bezugsquelle mit ihrer Bestellnummer, aber ohne Preis — so lassen sie sich später einzeln nachbestellen, etwa Registrierpapier. Angaben wie „je Gerät: 1 x Netzkabel, 1 x Staubschutzhülle" landen in der Beschreibung des Bestandteils, nicht im Namen, und werden keine eigenen Bestandteile. Ein Gerät, das es im Stamm schon gibt, verändert PARITY.med nicht. Dafür braucht es die Rechte „Artikel anlegen" und „Artikel bearbeiten".

Zwei Artikel heißen bei mir gleich — welchen nimmt der Import? Von selbst keinen. Die Zeile wird als mehrdeutig markiert und bietet beide zur Auswahl an. Zum Unterscheiden helfen die Artikelnummer und der bisherige Einkaufspreis, die im Auswahlfeld mitstehen.

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Letzte Aktualisierung: 19.10.2026

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