Wie fasse ich Angebote automatisch per E-Mail nach?

Wie fasse ich Angebote automatisch per E-Mail nach?

Mit einer Automatisierungsregel schickt PARITY.med die Nachfass-Mail selbst an den Kunden, sobald die Wiedervorlage eines versendeten Angebots erreicht ist. Auf Wunsch hängt das Angebot als PDF an. Je Angebot geht höchstens eine automatische Nachfass-Mail raus.

Schritt für Schritt

1. Automatisierungen öffnen — öffne Einstellungen → Schnittstellen & Daten → Automatisierungen und klick auf Regel anlegen.
2. Namen vergeben — zum Beispiel „Angebote automatisch nachfassen“.
3. Auslöser wählen — wähl unter WENN Auslöser den Eintrag Angebot nachfassen fällig. Wenn nur bestimmte Angebote gemeint sind, schränkst du sie unter UND Bedingungen ein, etwa nach Ort.
4. Aktion wählen — wähl unter DANN Aktion den Eintrag Nachfass-Mail an den Kunden senden. Die Aktion steht nur bei diesem Auslöser zur Wahl.
5. Mailtext prüfen — der Mailtext ist mit dem Standardtext vorbelegt. Du kannst ihn ändern. {{QuoteNumber}} setzt die Angebotsnummer ein, {{Company}} den Kundennamen.
6. Betreff festlegen (optional) — bleibt das Feld leer, lautet der Betreff „Status Angebot“ mit der Angebotsnummer.
7. PDF wählen — unter Angebot als PDF anhängen wählst du Ja oder Nein.
8. Speichern und aktivieren — klick auf Speichern und schalte die Regel in der Liste aktiv.

Wann geht die Mail raus?

Fällig ist ein Angebot, wenn es den Status Versendet hat und sein Datum Wiedervorlage am erreicht ist. Das Datum setzt du am Angebot. Der Lauf prüft einmal am Tag alle Angebote. Ist ein Angebot inzwischen angenommen, abgelehnt oder abgelaufen, geht keine Mail raus.

Ist zu einem Angebot schon eine automatische Nachfass-Mail verschickt, überspringt der Lauf es an den folgenden Tagen. Eine Nachfass-Mail, die du von Hand über das Angebot verschickst, zählt dabei nicht mit.

An welche Adresse geht die Mail?

PARITY.med nimmt die erste vorhandene Adresse in dieser Reihenfolge:

1. die Adresse, an die das Angebot verschickt wurde
2. die E-Mail-Adresse der Kontaktperson am Angebot
3. die E-Mail-Adresse im Kundenstamm

Fehlt alles, geht keine Mail raus. Stattdessen bekommt der Bearbeiter des Angebots die Aufgabe „Angebot … telefonisch nachfassen“ in sein Postfach. Hat das Angebot keinen Bearbeiter, geht die Aufgabe an alle, die Angebote sehen dürfen. Auch diese Aufgabe entsteht je Angebot nur einmal.

Wo sehe ich, dass die Mail verschickt wurde?

• Am Angebot steht im Verlauf der Eintrag „Follow-up automatisch versendet“ mit Empfänger und dem Hinweis, ob das PDF anhing.
• Mit dem Modul CRM & BI steht beim Kunden zusätzlich eine E-Mail-Aktivität im Kontaktverlauf. Ist das Angebot mit einem offenen Vorgang verknüpft, hängt sie an diesem Vorgang. Als Autor steht der Vertreter des Angebots, sonst der Bearbeiter.

Konnte die Mail nicht rausgehen, etwa weil der E-Mail-Versand für deinen Mandanten noch nicht freigegeben ist, fehlt der Eintrag im Verlauf. Der Lauf versucht es dann am nächsten Tag erneut.

Voraussetzungen

• Du brauchst das Recht, die Module des Mandanten zu verwalten. Nur dann siehst du Automatisierungen.
• Der E-Mail-Versand für Belege ist für deinen Mandanten eingerichtet.
• Das Angebot hat eine Wiedervorlage. Ohne dieses Datum wird es nie fällig.