Wie führe ich eine Inventur durch?

Wie führe ich eine Inventur durch?

Schritt für Schritt

  1. Inventur anlegen — die neue Inventur startet im Status „Entwurf". Optional grenzt Du sie auf einen einzelnen Lagerort ein; ohne Eingrenzung umfasst sie alle Lagerorte Deines Mandanten. In diesem Schritt gibt es noch keine Zählliste.
  2. Zählliste erzeugen — das System liest den vorhandenen Bestand aus und legt für jede Lagerplatz-/Artikel-Position (inklusive Charge und Seriennummer) mit einem Saldo genau eine Zählzeile an. Der gerade gültige Buchbestand wird dabei je Zeile als Soll-Menge eingefroren — ein Schnappschuss. Die Inventur wechselt in den Status „Zählung läuft". Gibt es im gewählten Bereich keine Bestände, lässt sich keine Zählliste erzeugen und der Vorgang bleibt im Entwurf.
  3. Gezählte Ist-Mengen erfassen — Du trägst zu jeder Zeile ein, wie viel tatsächlich im Regal liegt. Zeilen, die Du nicht zählst, lässt Du einfach leer.
  4. Differenzen buchen — das System setzt den Lagersaldo jeder gezählten Position auf den gezählten Ist-Wert und schreibt die Differenz als nachvollziehbare Inventur-Bewegung ins Lagerprotokoll. Die Inventur wechselt in den Status „Gebucht" und kann danach nicht erneut gebucht werden. Ergebnis: Der Buchbestand stimmt mit dem gezählten Bestand überein.

Überblick

Eine Inventur gleicht den Buchbestand (was das System rechnerisch führt) mit dem Ist-Bestand (was tatsächlich im Regal liegt) ab. PARITY.med bildet das über einen Inventur-Vorgang mit drei Status ab:

Entwurf ──(Zählliste erzeugen)──► Zählung läuft ──(Differenz buchen)──► Gebucht
  Draft                            Counting                              Posted
  1. Entwurf: Die Inventur ist angelegt, optional auf einen Lagerort eingegrenzt — es gibt noch keine Zählliste.
  2. Zählung läuft: Beim Erzeugen der Zählliste hält das System den aktuellen Buchbestand jeder betroffenen Lagerplatz-/Artikel-Position als Soll-Wert fest. In diesem Status werden die gezählten Ist-Mengen erfasst.
  3. Gebucht: Die Differenzen sind als Bewegungen verbucht; der Vorgang ist abgeschlossen und kann nicht erneut gebucht werden.

Voraussetzungen

Du brauchst das aktive Modul Handel und das Recht „Inventur durchführen" — standardmäßig den Rollen Administrator und Manager zugeordnet (Lager-Hoheit). Das reine Ansehen von Beständen, Inventuren und Zähllisten genügt das Leserecht Lager.

Wie entsteht die Zählliste?

Die Zählliste wird aus dem vorhandenen Bestand erzeugt: Für jede Lagerplatz-/Artikel-Position (inklusive Charge und Seriennummer), die im gewählten Bereich einen Saldo hat, entsteht genau eine Zählzeile. Der zum Zeitpunkt der Erzeugung gültige Buchbestand wird als Soll-Menge in der Zeile eingefroren — ein Schnappschuss.

Was passiert beim Buchen der Differenzen?

Das ist der fachlich wichtigste Schritt. Für jede Zeile mit erfasster Ist-Menge bucht PARITY.med eine Inventur-Bewegung, sodass der Saldo am Ende exakt dem gezählten Ist-Wert entspricht — unabhängig davon, wie die Soll-Menge beim Erzeugen der Liste aussah.

Konkret wird die gebuchte Menge zum Buchungszeitpunkt frisch berechnet: gebuchte Differenz = gezählter Ist-Wert − aktueller Buchbestand. Das ist bewusst so gewählt, denn zwischen dem Erzeugen der Zählliste und dem Buchen kann noch eine Bewegung gelaufen sein (z. B. ein Wareneingang). Würde stattdessen einfach die ursprüngliche Soll/Ist-Differenz gebucht, wäre der Saldo danach falsch. PARITY.med bucht „auf den Ist-Wert" und garantiert so die Nachbedingung Buchbestand = gezählter Bestand.

Davon getrennt führt jede Zeile eine Zähl-Differenz = Ist − Soll(Schnappschuss). Dieser Wert dokumentiert revisionssicher, was die Zählung gegenüber dem eingefrorenen Soll ergeben hat, und bleibt unverändert, auch wenn die gebuchte Bewegung wegen einer zwischenzeitlichen Bewegung anders ausfällt.

Drei Regeln sorgen für ein sauberes Lagerprotokoll:

ℹ️ Merksatz: Die Zählliste hält das Soll fest, die Buchung trifft den Ist. Nach dem Buchen ist der Saldo der Ist-Wert — nicht „Soll plus alte Differenz".

Warum kann der Bestand durch eine Inventur nicht negativ werden?

Weil eine gezählte Ist-Menge immer null oder größer ist. Die Inventur setzt den Saldo auf genau diesen Wert — er kann also nie unter null rutschen. Der allgemeine Negativbestand-Schutz von PARITY.med (eine Buchung, die den Bestand unter null treiben würde, wird abgelehnt) greift hier deshalb gar nicht erst.

FAQ

F: Kann ich eine gebuchte Inventur erneut buchen oder rückgängig machen?

A: Nein. Eine Inventur ist nach dem Buchen abgeschlossen; ein zweiter Buchungsversuch wird abgewiesen. Eine Fehlbuchung korrigierst Du über eine normale Bestandskorrektur oder eine neue Inventur.

F: Was passiert, wenn ich eine Zeile nicht zähle?

A: Nicht erfasste Zeilen werden beim Buchen übersprungen — ihr Bestand bleibt unverändert. Es wird ausdrücklich nicht „0" gebucht; eine vergessene Zeile vernichtet also keinen echten Bestand.

F: Zwischen Zählliste und Buchung ist noch ein Wareneingang gelaufen — stimmt mein Bestand dann noch?

A: Ja. PARITY.med bucht auf den gezählten Ist-Wert, nicht auf die alte Soll/Ist-Differenz. Nach dem Buchen entspricht der Saldo exakt dem, was Du gezählt hast.

F: Worin unterscheidet sich die „Zähl-Differenz" von der gebuchten Menge?

A: Die Zähl-Differenz (Ist − Soll-Schnappschuss) dokumentiert das Zählergebnis revisionssicher. Die gebuchte Menge (Ist − aktueller Bestand) ist die tatsächliche Korrektur ins Lagerprotokoll. In aller Regel sind beide gleich; sie weichen nur ab, wenn zwischen Erzeugen und Buchen eine Bewegung lief.

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Letzte Aktualisierung: 2026-06-26

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